So geht Zeitmanagement: Gut geplant gegen die Aufgaben-Flut
Zu viel zu tun? Und alles am besten gleichzeitig? Das richtige Zeitmanagement kann verhindern, dass Ihnen Ihre Aufgaben über den Kopf wachsen. Das Gute: Es gibt konkrete Methoden, die Ihnen helfen, den Überblick über Aufgaben und Termine zu behalten.
Der Eingang des Mail-Postfachs quillt über, die nächste Deadline sitzt im Nacken, gleichzeitig steht die Urlaubsplanung an und das Auto muss dringend in die Werkstatt: Manchmal fühlt es sich einfach so an, als ob alles gleichzeitig erledigt werden müsste.
Liegt es an mangelnder Disziplin?
Wenn am Ende des Tages dann auch noch wichtige Aufgaben nicht erledigt sind, suchen wir den Fehler nur allzu gern bei uns selbst. Zu hektisch, zu chaotisch, zu unorganisiert, zu undiszipliniert lautet das unbarmherzige Urteil über die eigene Persönlichkeit.
So viel Unzufriedenheit, unerledigte Aufgaben und drängende Termine sorgen dann vor allem für eines: Stress. Doch zu viel Stress schadet langfristig unserer mentalen und körperlichen Gesundheit. Wie können wir also achtsamer mit uns selbst umgehen und gleichzeitig den Überblick über unsere To-Dos behalten?
Mehr als Listen und Kalender
Helfen kann das richtige Zeitmanagement – und das geht über das Führen von Listen und Kalendereinträgen hinaus. Wir verraten Ihnen fünf Tricks, wie Sie Ihr Leben – von Arbeit über Familie bis Freizeit – besser managen und sich mehr Freiräume zum Durchatmen schaffen.
1. Ziele formulieren mit der SMART-Methode
Bei größeren Projekten kann es helfen, im Vorfeld genau zu definieren, was überhaupt das Ziel des Ganzen ist. Denn je genauer das Bild eines To-Dos ist, desto besser können wir planen. Die SMART-Methode hilft, das Ziel einer Aufgabe genau zu definieren. Formulieren Sie das Ziel nach folgendem Schema:
S – Spezifisch: Ist das Ziel einer Aufgabe genau definiert?
M – Messbar: Wann ist das Ziel der Aufgabe erreicht?
A – Attraktiv: Ist das Ziel positiv formuliert und dadurch motivierend?
R – Realistisch: Ist das Ziel der Aufgabe überhaupt erreichbar?
T – Terminiert: An welchem Termin soll das Ziel der Aufgabe erreicht sein?
Wenn Sie Ihre Ziele auf diese Weise definieren, hilft Ihnen das, motivierter an der Umsetzung einer Aufgabe zu arbeiten.
2. Prioritäten setzen – mit dem Eisenhower-Prinzip
Niemand kann alles gleichzeitig erledigen. Deshalb ist es wichtig, Aufgaben Prioritäten zuzuordnen. Dabei hilft das Eisenhower-Prinzip. Teilen Sie dafür Ihre Aufgaben in eine der folgenden vier Kategorien ein:
Kategorie A: Wichtig und dringend – Muss sofort erledigt werden
Kategorie B: Wichtig, aber nicht dringend – Erledigung wird geplant und terminiert
Kategorie C: Nicht wichtig, aber dringend – Tätigkeit ablehnen oder an andere delegieren
Kategorie P:Weder wichtig noch dringend – Aufgabe wird im Papierkorb entsorgt
3. Wochenplanung
Eine Wochenplanung hilft dabei, den Überblick über die zuvor kategorisieren Aufgaben zu behalten. Teilen Sie die Tätigkeiten auf die Woche auf, gehen Sie dabei systematisch vor und bleiben Sie realistisch, was Sie in einer Woche schaffen können. Wichtig: Vergessen Sie nicht, einen Ruhetag einzuplanen und Ihre Freizeit zu genießen.
4. Tagesplanung nach der ALPEN-Methode
Nach der Wochenplanung kann ein Herunterbrechen der Aufgabenplanung auf einzelne Tage zusätzliche Struktur in Ihren Ablauf bringen. Nutzen Sie dafür die ALPEN-Methode:
A – Aufgaben aufschreiben: Sammeln Sie Aktivitäten, Aufgaben und Termine in einer To-Do-Liste
L – Länge (Dauer) einschätzen: Wie lange benötigen Sie für einzelne Aufgaben? Kalkulieren Sie den Aufwand großzügig, um nicht in Stress zu geraten.
P – Pufferzeiten einplanen: Auch Ihr Tag hat nur 24 Stunden – und einige davon wollen Sie auch schlafen oder Freizeitaktivitäten nachgehen. Verplanen Sie nicht den ganzen Tag, sondern nur 50 bis 60 Prozent Ihrer vorhandenen Zeit.
E – Entscheidungen treffen: Setzen Sie Priorität auf zwei bis drei Aufgaben, die Sie auf jeden Fall an diesem Tag erledigen wollen. Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Sie diese abarbeiten.
N – Nachkontrolle: Ziehen Sie am Ende des Tages Bilanz. Haben Sie alles geschafft oder ist etwas liegen geblieben? Falls ja, überlegen Sie, woran es gelegen hat und was Sie am nächsten Tag besser machen könnten.
5. Zeitdiebe identifizieren
Unsere Welt steckt voller Ablenkungen und keiner ist vor ihnen gefeit. Wenn es Ihnen häufig schwer fällt bei der Sache zu bleiben, könnte ein Zeitdieb – die nette Kollegin, die Lautstärke im Büro, Radio, TV oder diese eine coole App – schuld daran sein. Identifizieren Sie Ihre größte Ablenkung und versuchen Sie, diese zu eliminieren (im Falle von TV und Co.) oder in Ihre freie Zeit zu verschieben (im Falle der netten Kollegin). Das hilft Ihnen, Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.
Zeitmanagement auf dem Papier oder dem Computer
Die oben beschriebenen Methoden können Sie ganz einfach mit Papier und Bleistift umsetzen. Wer es digital mag, kann aber auch Computerprogramme dafür nutzen. Wichtig ist, dass Sie sich bei der Umsetzung nicht zu sehr unter Druck setzen. Das Erlernen des richtigen Zeitmanagements erfordert Zeit und Geduld.
Es ist außerdem in Ordnung, wenn eine Methode für Sie nicht funktioniert – bleiben Sie in diesem Fall offen. Überlegen Sie, was Ihnen wirklich hilft und konzentrieren Sie sich dann genau auf diese Methode.
Wie gut sind Sie organisieret?
In unserem Test erfahren Sie, wie es um Ihr Zeitmanagement bestellt ist.
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